公司如何制定股东查阅权

(一)股东查阅权的定义

股东查阅权，指股东对公司的会计账簿、会计文书等相关的会计原始凭证和文书、记录进行查阅的权利。法律设立股东账簿查阅权，是因为公司的财务会计报告是笼统、大概地反映公司的经营管理情况，原始的会计账簿更能够充分反映公司的经营管理事务发生的具体情况。股东要想获取更充分的公司经营管理信息就必须查阅公司的会计账簿。股东的账簿记录查阅权制度源于美国公司法，美国各州基本上都制订了关于股东查阅权方面的成文法规则。

(二)股东查阅权的相关规定

股东查阅权制度源于美国公司法，美国《示范公司法》中规定，股东有权在股东大会上向董事会询问，任何股东一旦提出要求，公司业务执行人必须毫不迟疑地向其提供公司事务情况并且允许查阅帐薄与文书。我国股东查阅权的法律渊源主要来源于两个方面：一是证券法中关于上市公司强制信息披露的相关规定，二是公司法中有关股东知情权的相关规定。由于上市公司与非上市的股份有限公司和有限责任公司对股东知情权的价值取向不同，故在股东知情权的行使与立法保护上也不尽相同。对于上市公司，因其股权的分散，股票市场的流动性，使投资者在对公司事务和经营状况不满时，就会采取“用脚投票”的方式离开公司，所以，上市公司的股东大都对公司事务表现为冷漠，缺乏直接干预公司事务的动力，但对与股价有关的信息内容则关注较多。为此，证券法中的强制信息披露制度，是以公司投资变化、经营、资产、所有权和人事变动等与市场股价有关联的，足以引起股价变动的重大性事项作为标准;对应当披露的文件和具体内容，时间及方式，比公司法有更为明确的规定。如我国证券法第61条、第62条、第64条的规定。从这些规定之中可以看出，法律对上市公司的股东查阅权，是通过强制信息披露制度来保护的，即公司应主动向投资者披露有关信息。而对于非上市公司，股东中的一部分或某一个通常成为公司的管理者，并且股东所持有的股份，虽然法律规定其转让的自由，但实际上股份的出让，还受到一定程度的限制，如其他股东的优先受让权等，以至于非上市公司的股东比上市公司的股东更为关心公司的事务，因为公司经营状况的好坏，与股东利益有着更为密切的关系。为此，我国公司法作了相应规定，如我国《公司法》第33条规定：股东有权查阅公司章程、股东大会会议记录和财务会计报告，对公司的经营提出建议或质询等。第176条第二款规定：股份有限公司的财务会计报告应当在召开股东大会年会的二十日以前置备于本公司，供股东查阅。以募集方式成立的股份公司必须公告其财务会计报告。公司法的这一条规定，确立了股东对财务会计报告的查阅权。不过，相对于上市公司的信息强制披露制度而言，非上市公司仅需被动地按照法律规定将有关材料置备于公司供股东查询。

股东查阅权制度源于美国公司法，美国《示范公司法》中规定，股东有权在股东大会上向董事会询问，任何股东一旦提出要求，公司业务执行人必须毫不迟疑地向其提供公司事务情况并且允许查阅帐薄与文书。我国股东查阅权的法律渊源主要来源于两个方面：一是证券法中关于上市公司强制信息披露的相关规定，二是公司法中有关股东知情权的相关规定。由于上市公司与非上市的股份有限公司和有限责任公司对股东知情权的价值取向不同，故在股东知情权的行使与立法保护上也不尽相同。对于上市公司，因其股权的分散，股票市场的流动性，使投资者在对公司事务和经营状况不满时，就会采取“用脚投票”的方式离开公司，所以，上市公司的股东大都对公司事务表现为冷漠，缺乏直接干预公司事务的动力，但对与股价有关的信息内容则关注较多。为此，证券法中的强制信息披露制度，是以公司投资变化、经营、资产、所有权和人事变动等与市场股价有关联的，足以引起股价变动的重大性事项作为标准;对应当披露的文件和具体内容，时间及方式，比公司法有更为明确的规定。如我国证券法第61条、第62条、第64条的规定。从这些规定之中可以看出，法律对上市公司的股东查阅权，是通过强制信息披露制度来保护的，即公司应主动向投资者披露有关信息。而对于非上市公司，股东中的一部分或某一个通常成为公司的管理者，并且股东所持有的股份，虽然法律规定其转让的自由，但实际上股份的出让，还受到一定程度的限制，如其他股东的优先受让权等，以至于非上市公司的股东比上市公司的股东更为关心公司的事务，因为公司经营状况的好坏，与股东利益有着更为密切的关系。为此，我国公司法作了相应规定，如我国《公司法》第33条规定：股东有权查阅公司章程、股东大会会议记录和财务会计报告，对公司的经营提出建议或质询等。第176条第二款规定：股份有限公司的财务会计报告应当在召开股东大会年会的二十日以前置备于本公司，供股东查阅。以募集方式成立的股份公司必须公告其财务会计报告。公司法的这一条规定，确立了股东对财务会计报告的查阅权。不过，相对于上市公司的信息强制披露制度而言，非上市公司仅需被动地按照法律规定将有关材料置备于公司供股东查询。

(三)公司如何指定股东查阅权

(1)明确股东查阅财务帐册的权利。现代公司虽然实际由经营者控制，但根据委托-代理理论，经营者是根据股东的委托，作为代理人经营管理公司，应当以股东利益最大化为最终目的。在此意义上，公司有义务向股东披露与经营有关的信息和提供相关的财务文件，特别是公司经营过程中形成的会计帐薄及相关记录。(2)明确股东查阅财务帐册的范围。美国《示范公司法》是以列举的形式予以明确的，如：股东名册、财务会计账簿、公司的基本章程、附属章程、董事会会议记录、经营委员会和股东大会的议事纪录、公司经营中有关合约和交易记录等;日本的《商法典》第293条之规定为“会计账簿和书类”。笔者认为我国公司法所规定的股东查阅权的范围太窄，不利于维护股东权利，在目前公司法没有明确规定的情况下，股东可通过公司章程予以规定。(3)确立查阅权行使的程序。有关股东查阅权的行使程序，也有待于立法的完善。比如规定股东行使查阅权时，不应影响公司的正常经营。股东要求查阅时，应当提前告知公司，以便公司作出合理的安排。如股东应在5至7个工作日前，以书面形式向公司提出请求，并应在书面申请中，对查阅的目的作出合理的阐述，还应对所要查阅的有关文件的范围明确指明，另应说明查阅的方法，如摘录或复制等;而查阅的地点通常应当是公司的办公场所或根据公司所指定的地点。(4)完善查阅权的司法救济。一旦公司拒绝股东的查阅请求，或对股东的查阅权行使设置障碍，股东有权向法院提出诉讼。而法院在审理此类案件中，具体操作层面的规定亦应完善。比如就举证责任问题而言，原告应当先向法院阐明其要求查阅公司财务帐薄具有正当目的，并作出合理详细的解释，说明其所要查阅的文件与记录确与其目的有直接关联;然后要求作为被告的公司必须向法院提供证据证明，原告行使查阅权是基于不正当的目的。

希望公司能够在制定过程中明确相关法律法规，依照程序进行。