如何运用索赔程序及时提出索赔

业主未能按合同约定履行自己的各项义务或者发生错误，给施工企业造成损失时，施工企业可按索赔程序以书面形式向业主或发包人提出索赔。

发出索赔意向通知书。在索赔事件发生后，施工单位应把握索赔时机，迅速作出反应。在索赔事件发生后的28天内向监理工程师递交索赔意向通知书，声明将对此事件提出索赔。该意向通知是施工单位就具体的索赔事件向工程师和业主表示的索赔愿望和要求。如果超过这个期限，工程师和业主有权拒绝施工单位的要求，施工企业将失去索赔的权利。随后，施工企业应对合同的实施进行跟踪、分析，了解事件经过、前因后果，掌握事件详细情况，分析这些损害事件是由谁引起的，它的责任应由谁来承担。在实际工作中，事件的责任往往是多方面的，所以必须进行责任分解，划清责任范围。按照合同判明这些事件是否违反合同条款，是否在合同规定的赔偿范围之内。与此同时，要抓紧收集证据，并在索赔事件持续期间一直保持完整的当时记录，这是索赔要求有效的前提条件。如果在索赔报告中提不出证明其索赔的理由、索赔事件的影响、索赔值计算等方面的合理的详细资料，索赔要求就不能成立。在实际工程中，许多索赔要求都因没有或缺少书面证据而得不到合理的解决，给施工企业造成不必要的损失。所以，施工企业必须对索赔的前期工作引起足够的重视，以维护企业的合法利益。

递交索赔报告。索赔意向通知提交后的28天内，或监理工程师同意的其他合理时间内，施工企业应递交延长工期或补偿经济损失的正式索赔报告及相关资料。如果索赔事件或者索赔事件的影响持续存在，施工企业应按工程师合理要求的时间间隔(一般为28天)，定期陆续报出每一个时间段内的索赔证据资料和索赔要求，在该索赔事件的影响结束后的28天内，再报出详细报告，提出索赔论证资料、累计索赔额和累计索赔工期。索赔报告内容包括：标题、索赔申请表、批复的索赔意向书、索赔核心内容的概括、各种索赔证据资料、施工企业的正规性文件、编制说明及附件等。索赔报告要做到索赔事件真实，计算索赔值合理、准确，责任分析清楚，重点强调事件的不可预见性和突发性，明确阐述是由于非施工方原因造成的干扰事件的出现，使施工企业的工作受到严重影响，并为此增加了费用支出，拖延了工期。索赔报告要文字简练，资料充足，条理清楚，要让监理工程师提不出什么疑问，也不要求再补充任何证明材料和数据，只有这样才能使索赔顺利进行。索赔报告的书写用语应尽量婉转，避免使用强硬、不客气的语言。否则，将会给索赔带来不利影响。

索赔的最终认定。递交索赔意向书和索赔报告后，并不等于索赔工作已经完成，还有许多后续工作要做。监理工程师接到索赔报告后，对其内容和提供的证据进行一一核实，确定索赔责任，按照索赔成立的条件，确定补偿额度。由于施工企业和监理工程师所处位置不同，在所承担事件损害责任的界限划分，索赔证据的充分与否，计算依据和方法合理不合理等方面分歧较大，使得补偿额往往与施工企业索赔报告中要求的额度不一致，甚至差额较大。为此，双方应就索赔的处理进行协商，证据不足的要尽快按照监理工程师的要求补充证据，否则只可能得到所提供的证据满足监理工程师认为索赔成立的那部分的费用和工期，其余的则得不到应有的补偿。监理工程师在索赔事件的处理和解决过程中是核心人物，他有处理索赔的权力，所以施工企业的工作一定要尽量让监理工程师满意，以便索赔事件的顺利解决。当然，监理工程师的处理决定不是终局性的，对业主和施工企业不具有强制约束力，施工企业收到监理工程师的处理决定后，如认为处理不公正，可以在合同规定时间内提请监理工程师重新考虑，或提供进一步的证明材料，向监理工程师进一步表明其决定不合理的原因。如果监理工程师仍坚持原来决定或施工企业对新的决定仍不满意，则施工单位可向合同中提供的仲裁机构申请仲裁解决。