业务流程评述之生产入库

一般来说，生产入库流程，会进行如下的控制。

一是生产完成的产品，是否要进行入库前的检验?也就是说，生产完成的产品是直接入库呢，还是必须要由检验部门检验以后，才能入库。

二是完工入库时，是否要核对生产定单。核对生产定单的通途，主要有二。一是核对这张生产定单的料有没有发齐，有没有定单之间相互挪料的情况发生。二是看是否有前置单据，看生产部分是否是无单生产。

三是要解决自动扣料的问题。有些连续性材料，如PVC材料，一般由于包装数量的限制，所以不都是按照标准使用量来领料。而是直接按包领出去，等到生产完工后，再统计具体的使用量。这个任务ERP系统也是在入库的时候完成的。

入库流程主要解决上面这三个问题。下面，我将结合一个客户的实际流程，来具体讲述一些，在ERP系统中是如何实现上面三方面的需求的。

第一步：生产部门根据生产情况生成生产入库单。

生产部门根据当日的实际生产情况，生成生产入库单。不同的企业，生成生产入库单的方式不同。如有些多品种小批量的生产企业，在一天的时间内，可能会完工很多张定单的产品。针对这种情况，比较合理的方式就是一天入一次货。若每完成一张生产定单，就入一次货的话，则有的企业一天的话要入四到五次。如此的话，企业还不得不安排专门人员进行入库、检验、收货，这么做的话，工作效率不高。我也遇到过类似情形的客户，他们的做法是每天下班前一个小时入一次。如此的话，不会对正产的生产产生太多的影响。这种情况的话，入库单也没有必要一张生产定单生成一张入库单。而是多张生产定单的内容在一张入库单上显示。

相反，若客户不是多品种小批量的生产模式，一天可能平均只完成一张到两张生产定单的话，为了管理的方便，那最好还上完成后马上进行入库的流程。从ERP系统的角度来讲，就是一张生产定单生成一张入库单。

无论是一张生产定单对应一张入库单的作业方式，还是几张生产定单对于一张入库单的处理方式，要强调的一点就是，都要跟生产定单对应起来。只有如此，在入库单完成的时候，系统才会去核对生产定单信息，看看入库数量跟生产定单的生产数量是否一致，入的产品是否准确。若没有跟生产定单对应起来的话，那系统就无法判断入库情况是否准确，若用户一不小心输错了产品编号或者入库数量的话，系统也不能给出提示。

操作提示：

1、在入库单单据管理上，最好选择入库单必须要有原始单据。如此的话，就可以强制用户在输入入库单的时候，必须要输入生产定单的相关信息。通过这个控制，可以提高单据录入的准确性。

2、在创建入库单时，最好能够利用“根据生产定单生成入库单”流程自动生成入库单。一方面，这个流程可以保证在入库单上都有对应的生产定单信息，另一方面，对于入库单的准确率方面也是一个保障。

第二步：入库检验流程。

若用户没有购买检验流程模块，但是，又必须要求运行生产入库前检验流程的话，有一个折中的处理方法。如在入库单打印格式上，专门设置一个检验人员签字的地方。仓库人员在收货的时候，首先要看检验人员签字处有没有检验人员签字，若没有人签字的话，他们就拒绝该批产品入库;若有人签字的话，就可以点收数量入库。这是一个折中的处理方式，虽然没有系统处理那么严格，但是，对于一般的企业，也是够用了。

若用户需要对这个检验流程也能通过系统进行强制管理的话，则就要像我这个客户一样，购买质量管理模块。

当在系统初始化设置的时候，要求进行入库前检验的话，则生产人员在录库单审核后，不会马上在仓库模块中反映出来。而是在质量检验模块中，会收到一张入库单的检验通知单。质量检验人员根据这张检验通知单对完成产品进行检验。

操作提示：

1、我这个产品到底要求检验哪些项目呢?只是检验外包装箱的标签、麦头、外观，还是要进行开箱检验。这些都可以通过预先的定义。如此的话，在检验通知单上就会显示要检验的具体项目。因为企业不同类型的产品，可能检验的重点不同。有的贴牌式生产的话，对于标签的检验比较重视，而有的玻璃制品的话，可能对于其中的包装方式，特别是填充物的检验比较重视。所以，在入库检验的过程之中，到底需要检验哪些内容，都可以事先定义。如此的话，在检验通知单上，就会显示相关的检验内容。检验人员在检验的时候，也能够对号入座。

2、企业可能不是所有的产品都需要入库前检验。有些企业的话，入库前检验只限于首批生产的产品，或者出现质量投诉后的下一次生产。这都可以在系统中进行设置。如在系统设置的时候，某个产品不需要入库前检验的话，则在入库单审核后，就不会在检验模块中出现，而是直接显示再库存模块里。

3、检验通知单审核之后，并不表示生产定单已经结束。在生产定单有个字段叫做入库数量。一般当入库数量大于等于生产数量后，生产定单的状态就会改为已完工。这个入库数量是根据生产入库单仓库人员审核后来自动更新的。这里要注意一点的是，生产的产品检验合格后，检验通知单不会更新这个入库数量。只有产品经过仓库人员点收数量、入库单被仓库人员审核之后，这个数量才会自动更新。

第三步：仓库人员审核入库单。

在质量人员把检验通知单审核之后，入库单就被传送到了仓库部门。也就是说，入库检验通知单没有审核之前，仓库人员是看不到这张入库单的。如此，就保证了没有检验过的成品或半成品将不能入库。

入库单审核的过程中，将会进行如下的判断：

1、入库单上是否有对应的生产定单信息。若我们在单据设置处，把入库单设置成为必须有原始单据的话，则当入库单上没有生产定单信息的话，入库单将不能被审核，系统会提示错误信息。

2、入库单会判断入库单上的产品与数量跟生产定单上的信息是否一致。若入库单上的产品跟生产定单上的产品不一样的话，那么系统就会提示操作员，让其再进行核对并进行调整;当入库数量超过生产定单上的数量的话，系统也会提示相关的信息，让用户确认后再进行审核。这个判断，主要是用来帮助操作员发现一些明显的输入错误。

3、在入库时，还会判断这张生产定单料是否领齐。若一张生产定单，其按计划的话，最少需要用到某个材料1000千克，但是，在入库单审核的时候，系统发现这张生产定单只领了这种材料500千克，甚至没有领。那么这张生产定单的领料就存在着异常。一般来说，要么是领料单没有及时审核，或者是生产定单之间存在挪料的情况。通过这个判断，可以要求操作员在入库单审核之前，先把相关的领料进行核对清楚。这对于保障库存的准确性或者后续成本计算的准确性及材料的追踪都有非常大的帮助。

4、自动扣料业务的处理。具体自动扣料流程如何实现，在后续的文章中我会详细介绍，我这里只讲个原理。当系统设置某个材料为自动扣料的话，在入库单审核的时候，会自动生成一张自动扣料单，默认的情况下，其数量是物料清单中定义的标准使用量。这个地方用户要根据实际的材料使用量进行修改。修改后，审核这张自动扣料单，就完成自动扣料的任务了。自动扣料其实不是很难，之所以用户用的不好，主要的原因还在于用户以前没有接触过这个操作方式，使用起来有点生硬。

通过上述的分析，我们看到，不能小看入库流程，因为入库流程中有很多的关卡，来保障生产管理的有效性。若这些关卡设置的好了，那我们就可以通过这个流程，最大限度的发现在生产管理中出现的问题，从而把问题在产品入库之前都解决完成。如此的话，后续的操作才会顺利。