怎样规范填写发票

一、商品销售专用发票

开票范围：一般纳税人销售货物或者提供应税劳务，应向购买方开具专用发票。

商业企业一般纳税人零售的烟、酒、食品、服装、鞋帽(不包括劳保专用部分)、化妆品等消费品不得开具专用发票。

增值税小规模纳税人(以下简称小规模纳税人)需要开具专用发票的，可向主管税务机关申请代开。

销售免税货物不得开具专用发票，法律、法规及国家税务总局另有规定的除外。

开票规定：专用发票应按下列要求开具：

(一)项目齐全，与实际交易相符;

(二)字迹清楚，不得压线、错格;

(三)发票联和抵扣联加盖财务专用章或者发票专用章;

(四)按照增值税纳税义务的发生时间开具。

对不符合上列要求的专用发票，购买方有权拒收。

一般纳税人销售货物或者提供应税劳务可汇总开具专用发票。汇总开具专用发票的，同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》(附件2)，并加盖财务专用章或者发票专用章。(《增值税专用发票使用规定》修订)

注意:查纳税人识别号码比对不符原因

其一：企业的纳税识别号有很多最后一位是英文字母"X"，而这个"必须用大写表示，企业往往忽略了这个细节，很多企业将大写的"X"用小写表示，造成纳税人识别号码比对不符。

其二：企业录入号码时录入人员疏忽大意，造成错号、串号等。

二、《开具红字增值税专用发票通知单》的出具

适用开红字发票的情形：

1、一般纳税人在开具专用发票当月,发生销货退回、开票有误等情形，但过了当月，不符合《增值税专用发票使用规定》第二十条规定的作废条件的，一律不得退回发票作废，只能按规定开具红字专用发票。

2、纳税人销售货物并向购买方开具增值税专用发票后，由于购货方在一定时期内累计购买货物达到一定数量，或者由于市场价格下降等原因，销货方给予购货方相应的价格优惠或补偿等折扣、折让行为，销货方可按现行《增值税专用发票使用规定》的有关规定开具红字增值税专用发票。国税函〔2006〕1279号

购货方，应办手续。抵扣及开红字发票手续增多：

(1)要在规定的开发票之日起90天内进行认证。(否则，不得抵扣进项税额;有发生退货或取折让不能开《通知单》)

(2)开红字发票的增值税专用发票，有认证抵扣的，先作进项转出处理。

注：若《通知单》所对应的蓝字专用发票为购进固定资产，该笔税款既不列入购买方的当期进项，同时也不作进项转出处理。

(3)、应带资料，向购货方国家税务局《开具红字增值税专用发票申请单》

①填报《开具红字增值税专用发票申请单》(加盖一般纳税人财务专用章)

②税务登记证副本原件及复印件

③经办人身份证明

④购货相关增值税专用发票的发票联、抵扣联原件及复印件(须已经认证)

⑤进货及退货的记账凭证、进仓单、出仓单的原件及复印件

第二种废旧物资专用发票

一、销售废旧物资的一般纳税人

(国税发〔2004〕60号)规定免征增值税条件的，其销售废旧物资必须使用防伪税控一机多票系统开具增值税专用发票(以下简称废旧物资专用发票)，并在增值税专用发票左上角打印“废旧物资”字样。纳入防伪税控一机多票系统管理的回收企业不得开具废旧物资普通发票。

关于增值税防伪税控一机多票开票子系统(以下简称“一机多票系统”)

废旧物资专用发票必须通过一机多票系统的专门模块开具，具体路径：“发票管理--发票开具管理--发票填开--废旧物资发票填开”。

废旧物资专用发票按下列要求开具：

(一)税率栏填写零;

(二)税额栏填写零;

(三)其他项目按增值税专用发票的有关开具规定填写。

(发票的抄税、认证，废旧物资专用发票的抄税和认证与增值税专用发票的相关操作基本无异，无需区别处理。)

二、(从事废旧物资回收经营的小规模纳税人)销售废旧物资免征增值税，但其开具的废旧物资普通发票不再作为增值税扣税凭证。如购买方需要抵扣进项税额的，可按照(国税发〔2004〕153号)的规定申请代开增值税专用发票。

第三种税控机开具的普通发票：《广东增值税普通发票》

一、适用企业，从2007年2月1日起，凡纳入防伪税控“一机多票”系统的增值税一般纳税人(商业零售企业和水、电、气企业除外)，其商品销售、加工修理修配业务一律通过防伪税控开票系统开具增值税普通发票。

纳税人自领购增值税普通发票之日起，不得再开具手写、电脑版商品销售、加工修理修配普通发票;包括《广东省佛山市商品销售刮奖发票》。

二、注意事项：

(一)普通发票的购方信息中填写注意地方：

1、名称项必须填写，增值税普通发票的购方信息栏中名称项必须填写，

其他项均可以为空，若没有纳税识别号、银行账户地址、电话、等可以为空。

如购货方是个人，您企业可只填写名称。如购货方是企业，必须按发票管理办法的规定填开。

2、单价可通过“税价格”按钮;进行“含税”或“不含税”的转换。

(二)企业填写选用税率，基本上是以实际缴税的税率填写。但特殊情况除外：

1、填开普通发票销售固定资产时，选取4%的征收率

2、由于使用税控机开具的普通发票，开出的同一份发票，导入电子申报软件进行分类设定时只能选择一种性质，不能同一张发票同时设定为两种性质，如免税或者减半征收，因此，纳税人开出的同一份发票不能既免税又减半征收，纳税人销售固定资产既有免税又有减半的，应分开不同发票开具。

三、《关于开具红字普通发票有关问题的补充通知》(粤国税函[2003]627号)经研究，

现就纳税人发生销货折让或退回需要开具红字普通发票的税收管理问题重新明确如下：

(1)购货方和销货方均未作帐务处理的，销货方必须收回原发票并注明“作废”字样，与存根联及其他联次一起粘贴以备核查。

(2)购货方未作帐务处理，销货方已作帐务处理的，销货方必须收回原发票后开具蓝字退货进仓单，方可开具等额的红字发票。

同时，必须把红字发票记帐联撕下作为冲帐凭证，其余联次不得撕下，并把收回的原发票粘贴在红字发票存根联背面以备核查。

(3)购货方已作帐务处理的，不论销货方是否已作帐务处理，销货方须取得购货方出具的有效书面证明，填制蓝字退货进仓单后，方可开具等额的红字发票。

(4)购货方的有效书面证明，必须记载与发票和销货清单内容一致的事项，包括原发票联的复印件和银行收款进帐单(原已付款的)，以及退货的原因并加盖购货方单位印章或财务专用章。

(5)除上述第一、二点情形外，销货方须以购货方的有效书面证明、蓝字退货进仓单和红字发票记帐联作为帐务处理相应的会计记帐凭证。否则，销货方不得抵减当期的销售收入。