收取、转交及空收款项的条据使用与处理方法有哪些

按照会计业务的惯例，出纳人员(包括收款员，下同)的责任是凭票收款，“票”给付款人的几联(或一联)中就有一联属收条性质，出纳人员原则上不自开自收。但在实践中，往来结算的收条或收据多由出纳人员自开，有些出纳人员由于缺乏工作经验对于可能在近期结清或欠付报销款项的条据往往以白纸单写，不留存根，会计俗语叫“撒手飞”，这样时间稍久，出纳人员忘记后即成为现金长款，有时与现金短款抵销则更难觉察。待持据人来索款或核对时，出纳人员则陷入被动甚至被怀疑为贪污。因此，出纳人员开具涉及往来或收入的条据，均应至少两联，其中一联留存。

(二)代收款项的转交

在企事业单位，总难免发生由其他人员为出纳人员代收款的事项。代收款项应当如何转交给出纳人员，也是会计业务中容易出现纠纷的事项。现实中，代收人员一般总是出纳人员的同事、熟人，代收款转交时，多数情况下将现金与发票，收款联一起交给出纳人员即告了事。

(三)空收款项的条据处理

在实际工作中，经常会发生由单位提供盖章的空白发票，或者由外出人员、催款人员客户、外出人员、清欠人员从会计人员开具尚未收款的发票自开。但这种处理方法容易产生二种纠纷，一是发票提交购买方时，购买方往往当时不能交款，而供货方只要求购买方在发票收款联或存根联上签字，就将盖章后的发票联及提货联交购货方。事后如果购货方赖账，供货方凭收款联或者存根联的签字无法认定购货方欠款，导致在经济纠纷中处于不利地位。二是外出人员、催款人员将货款、特别是现金收回转交出纳员时，因为发票联、提货联均已交给购货方，只剩一联收款联与现金一并转交，也容易造成类似上述代收款项转交时出现的情况。

因此，建议采取以下措施防范这类风险：

①客户、外出人员或催款人员自出纳员处开具发票时，交款不足部分或没有交款的，取票人必须就欠款部分向出纳员出具欠条，注明欠款金额、原因。

②外出人员、结账及催款人员向客户开具发票时，也必须按上述要求办理，均不得以客户在发票有关联签字代替欠条。

③客户、外出人员、结账及催款人员向出纳员交款时，凡不在交款时开具发票的，出纳员必须向交款人出具收款收据。